La Agencia Tributaria exigirá, a partir de 2026, que todas las empresas y autónomos adapten sus sistemas informáticos de facturación a la nueva normativa de lucha contra el fraude fiscal, de manera que cada factura emitida genere un registro que no pueda ser modificado ni eliminado.

-¿Por qué hay que modificar los sistemas informáticos de facturación?

Para adaptarlos a la ley de lucha contra el fraude, que en 2021 estableció un refuerzo de la seguridad de los sistemas informáticos de facturación con el objetivo de que, una vez emitida una factura, ya no sea posible ni borrarla ni cambiar su contenido.

De acuerdo a la nueva normativa, los sistemas informáticos de facturación tienen que incorporar medidas de seguridad y control para que, al emitir cada factura, se cree un registro -con el contenido de la propia factura y datos informáticos- que quede guardado sin posibilidad de modificación y un código QR para facilitar su lectura.

-¿A quiénes afectan las nuevas obligaciones?

A todos los empresarios y profesionales, ya sean personas físicas o jurídicas, que utilicen sistemas informáticos de facturación (es decir, un software que admite la entrada de información, expide facturas, las conserva y las procesa), con lo que quedarían exentos tanto las empresas y profesionales que no emiten facturas como aquellos que las emiten en papel, sin utilizar sistemas informáticos.

Tampoco se aplica a los negocios adscritos al suministro inmediato de información (que ya remiten información de facturación a la Agencia Tributaria) ni a los residentes en País Vasco y Navarra (que tienen sus propios sistemas).

-¿Cuándo entra en vigor?

Desde el 29 de julio, los productores de software no pueden ofrecer sistemas que no estén adaptados al nuevo reglamento.

Para empresas y profesionales, la obligación de estar adaptados a la nueva normativa arranca el 1 de enero de 2026 para quienes tributen en el impuesto de sociedades y el 1 de julio para el resto.

-¿Cómo hay que guardar los registros de facturación?

El reglamento prevé dos posibilidades:

Modalidad con verificación de facturas o Verifactu: el sistema de facturación remite automáticamente el registro de cada factura a la Agencia Tributaria, que será quien se responsabilice de su conservación y custodia.

Modalidad de facturas no verificables o no Verifactu: el sistema de facturación tiene que almacenar los registros de facturación garantizando su integridad, conservación y trazabilidad, de las que son responsables.

En el caso de operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, podrán acceder a un formulario gratuito en la sede electrónica de la Agencia Tributaria para elaborar sus facturas que genera registros de tipo Verifactu.

-¿Qué modalidad recomienda la Agencia Tributaria?

La Agencia Tributaria recomienda optar por la modalidad Verifactu porque, al tener acceso a todos datos de facturación, ya no necesitará requerir facturas para hacer comprobaciones y puede ofrecer mejores servicios de asistencia, por ejemplo para rellenar los libros registro. Además, se evitan muchos de los requisitos de seguridad adicionales de la modalidad no Verifactu, como la firma electrónica o el registro de eventos.

-¿Qué va a suponer este cambio para las empresas y profesionales?

A efectos de facturación no cambia nada, solo tendrán que sustituir su actual software de facturación por uno adaptado a la nueva normativa, que puede ser verificable o no verificable, y serán estos proveedores los que tendrán que garantizar que se cumple la ley.

-¿Cómo se puede comprobar el registro de facturación?

Cada factura incluirá un código QR desde el que se puede acceder a toda la información del registro y con el que el cliente podrá, además, saber si ya está enviada a la Agencia Tributaria (verde), si no lo está porque se ha optado por la modalidad no Verifactu (amarilla) o si no es un registro de facturación (gris).

-¿Hay sanciones en caso de incumplimiento?

Sí, tanto para proveedores como para usuarios. Los proveedores que fabriquen, produzcan o comercialicen sistemas informáticos no adaptados a la normativa se arriesgan a una multa de 150.000 euros fijos por ejercicio y la tenencia de estos sistemas está sancionada con 50.000 euros por ejercicio.

-¿El registro de facturación es lo mismo que la factura electrónica?

No, se trata de dos cuestiones completamente distintas, con diferentes plazos y objetivos. La factura electrónica nace de la ley Crea y Crece con el objetivo de combatir la morosidad, afectará solo a ciertas operaciones y su entrada en vigor está prevista para 2027 o 2028, solo para quienes facturen más de 8 millones de euros.